Muchas empresas incurren en gastos de movilidad para que los trabajadores puedan cumplir con sus funciones.

Por ejemplo,

  1. Un vendedor que debe visitar a los clientes toma el servicio de un transporte público en varias ocasiones.
  2. El personal a cargo de la logística toma el servicio de un taxi para averiguar mejores precios con nuevos proveedores.
  3. El gerente toma el metropolitano, combi y servicio de taxi para visitar posibles nuevos clientes y hacer otras gestiones propias de la empresa.

Este tipo de gasto se llama movilidad como condición de trabajo.

Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones no se guardan los boletos de viaje y algunos taxis no te dan factura por dicho servicio.

Ese es el caso de muchas empresas mypes que no protegen estos gastos con el debido sustento.

Por lo tanto podrían terminar pagando más en impuesto a la renta al final del año.

“Podrían terminar pagando más en impuesto a la renta al final del año”.

Por eso que utilizando una planilla de movilidad pueden ayudar a pagar menos impuestos ya que permiten sustentar el gasto.

De todas maneras las dos formas para sustentar este tipo de gastos de movilidad son:

  1. Conservando los boletos de viaje y registrar el gasto
  2. Usando una planilla de movilidad

Uno debe escoger por alguna de estas dos opciones. No se puede usar ambas.

Hay que seguir el principio de uniformidad, es decir no puede sustentar algunos gastos de movilidad con boletos y otros con la planilla de movilidad.

Y por supuesto No está permitido duplicar los gastos.

Requisito sustentar el gasto de movilidad

[Existen algunas condiciones para dar dinero al trabajador y que pueda utilizarse el gasto de movilidad.

El principal requisito establecido es que el monto sea razonable y que no represente un beneficio o ventaja patrimonial para el trabajador.

Que se entregue a un trabajador que obviamente debe estar en la planilla

Dicho gasto podrá ser sustentado sólo a través del libro de movilidad suscrito por el trabajador

El gasto por movilidad tiene un límite de un importe diario equivalente al 4% de la remuneración mínima vital, por cada trabajador.

En Setiembre del 2018 la RMV es de S/ 930 por lo tanto límite diario es S/ 37.20

Base legal:  inciso a1) del artículo 37 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta –incorporado mediante Decreto Legislativo N° 970

Cómo usar la planilla de movilidad 

La planilla de movilidad no requiere de ser legalizado.

Se puede usar la planilla de movilidad para un solo trabajador y varios trabajadores.

La planilla de movilidad comprenderá:

  1. a) Los gastos incurridos en uno o más días, si incluye los gastos de un solo trabajador; o,
  2. b) Los gastos incurridos en un solo día, si incluye los gastos incurridos por más de un trabajador.

Sin perjuicio de lo ello, podrán coexistir planillas referidas a uno o varios trabajadores.

La planilla de gastos deberá constar en documento escrito, ser suscrita por los trabajadores usuarios de la movilidad y contener necesariamente la siguiente información:

Información que necesariamente debe contener la planilla de movilidad

  • Numeración de la planilla.
  • Nombre o razón social de la empresa contribuyente.
  • Identificación del día o periodo que comprende la planilla.
  • Fecha de emisión de la planilla.
  • Especificación por cada desplazamiento y por cada trabajador de los siguientes datos:
    • Fecha (día, mes y año) en que se incurrió en el gasto.
    • Nombres y apellidos de cada trabajador usuario de la movilidad.
    • Número de documento de identidad del trabajador.
    • Motivo y destino del desplazamiento.
    • Monto gastado por cada trabajador.

Ejemplo de una planilla de movilidad por trabajador

Como puedes observar es bastante simple, lo puedes hacer en word o excel. Luego lo imprimes. La empresa y el trabajador llevan un control del dinero gastado por fecha, registrando los datos con lapicero y el trabajador lo firma.

Notas:

  • La planilla de movilidad no sirve para gastos al interior de país y/o al exterior.

Es importante señalar que las condiciones y requisitos anteriormente previstos no son de aplicación para los gastos de movilidad y viáticos por viajes al interior o exterior del país  previstos en el inciso r) del artículo 37 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta

  • La movilidad otorgada como condición de trabajo, en dinero o en especie, no se registra en la boleta de pago ni en el tradicional libro de planillas.
  • El monto otorgado al trabajador por movilidad como condición de trabajo no esta afecto a la renta de quinta ni forma parte para el cálculo de los beneficios del trabajador como gratificaciones, CTS, etc.

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